ORGANIZACION DE UN EVENTO DEPORTIVO
ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Habiéndose
establecido el plan, será necesario ahora, estructurar al organismo social de
tal manera que cada uno de sus integrantes cumpla adecuadamente con su función
específica en aras de alcanzar el objetivo común de manera óptima. Lo anterior
implica la división de trabajo y funciones y el establecimiento claro de una
jerarquía de autoridad y responsabilidad.
LAS FUNCIONES PRINCIPALES EN LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
Como se mencionó, no existe un modelo de
organización que pueda ser aplicado de manera general a los eventos deportivos,
ya que las funciones para cada uno de ellos dependerá de sus características
particulares.
Sin embargo, a manera de guía se presentan a continuación
sugerencias de cómo pueden ser agrupadas.
AREA TECNICA: Se ocupa de los
aspectos más estrechamente ligados a la actividad deportiva que se organiza.
Actividades principales: •Elaboración de la documentación técnico deportiva.
•Determinación del reglamento del evento. •Determinación de las necesidades en
cuanto a informática del evento.
•Establecimiento del sistema de
competencia. •Programación de encuentros. •Designación de oficiales.
•Supervisión de encuentros y del desarrollo de la competencia. •Inscripción de
participantes. •Junta previa. •Diseño del escenario general del evento con sus
zonas específicas. •Determinación de requerimientos en cuento a instalaciones e
implementos. •Control de resultados. •Jurado de apelaciones. •Comité de honor y
justicia. •Memoria del evento. •Secretariado técnico.
ÁREA ADMINISTRATIVA:
Responsable de proveer el soporte que requiere el evento en lo que se refiere a
los recursos humanos, materiales y financieros
Actividades principales:
•Contratación y gestión de recursos humanos. •Control y mantenimiento de
instalaciones. •Control y mantenimiento de implementos. •Sistema de
comunicaciones. •Compras. •Ventas. •Logística. •Presupuesto general de acuerdo
con los específicos de cada área. •Seguridad.
IMAGEN Y COMUNICACION: Encargada de presentar la cara bonita del evento, en términos sencillos
su responsabilidad es la de atender todos los aspectos que embellezcan al
evento y que logren atraer la atención de los diversos entes relacionados.
Actividades principales: •Difusión: Promoción y publicidad. •Información
interna e información externa. •Ruedas de prensa.
•Actos protocolarios: Fundamentalmente
inauguración, premiación y clausura. •Ornamentación. •Edecanes.
El
funciograma será la descripción detallada de la función básica del puesto, de
sus objetivos, relaciones de subordinación, supraordenación, líneas de
comunicación y funciones principales de cada puesto del organigrama
A modo de ejemplo se presenta la
descripción de funciones del responsable de ceremonias protocolarias en el
organigrama de ejemplo.
Título: Ceremonias protocolarias
Función Principal:
Implementación de todas las ceremonias protocolarias que requiere el evento.
Actividades: Ruedas de Prensa.
Ceremonia de Inauguración. Ceremonia de
Premiación. Ceremonia de Clausura.
Relaciones: Imagen y comunicación:
Subordinación jerárquica. Subdirector Administrativo: Solicitud de recurso
humanos, materiales y financieros.
Atención a participantes: Solicitud de apoyo
para la distribución de la información correspondiente. Subdirección Técnica:
Coordinación para la realización de las ceremonias protocolarias.
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